Wanbetalers. Veel ondernemers kennen het helaas: een klant die de rekening niet op tijd betaalt, of zelfs helemaal niet. Soms gebeurt het uit onmacht, maar soms ook bewust. Hoe ga je daar professioneel mee om, en wat kun je doen om dit te voorkomen?
Een aantal redenen waarom wanbetalers niet, of schoorvoetend betalen
Onvermogen: de klant heeft tijdelijk geen geld, of zit gewoon erg krap bij kas.
Onwil: de klant kiest er bewust voor om tijd te rekken, of om helemaal niet te betalen.
Miscommunicatie: er is onduidelijkheid over de opdracht, prijs of voorwaarden.
Gebrekkige administratie: facturen raken kwijt, of worden niet goed verwerkt.
De gevolgen voor jou als ondernemer
Liquiditeitsproblemen, vooral als je afhankelijk bent van één of een paar klanten.
Tijd en energie kwijt aan herinneringen, telefoontjes en soms zelfs incasso, als je daar voor kiest.
Verminderd vertrouwen en stress, wat je plezier in ondernemen zal aantasten.
Praktische tips om wanbetaling te voorkomen
►Check nieuwe klanten vooraf
Vraag referenties of zoek informatie online. Bij grotere opdrachten kun je een kredietcheck overwegen.
►Werk met duidelijke afspraken
Leg prijzen, levertijden en betalingsvoorwaarden vast in een offerte of contract.
►Vraag een aanbetaling
Vooral bij grote of langdurige projecten voorkomt dit dat je alles op eigen risico doet.
►Factureer direct
Hoe sneller de factuur eruit gaat, hoe sneller de betaling volgt.
►Stel een strak debiteurenbeheer in om wanbetalers te voorkomen.
►Verstuur een vriendelijke herinnering kort na de vervaldatum.
►Daarna een zakelijke aanmaning met duidelijke termijn.
►Eventueel inschakelen van een incassobureau of juridisch advies.
►Beloon goed gedrag
►Denk aan korting bij snelle betaling of vaste afspraken met trouwe klanten.
Wat te doen bij een slechte betaler?
Blijf professioneel: geen emoties in mails of telefoons, afhaken als er ruzie van komt..
Of dialoog: soms is een betalingsregeling mogelijk.
Stel grenzen: lever geen nieuwe diensten zolang er openstaande facturen zijn.
Durf afscheid te nemen: een klant die je alleen geld kost, is geen klant.
Het is mij, als zelfstandig illustrator, een paar keer overkomen. Het is weer een tijdje geleden, maar ik zal proberen de feiten van toen zo goed mogelijk te reconstrueren. Hier een vijf-tal situaties:
Geval 1
Een reclame en marketing buro waar ik regelmatig voor werkte. In mijn ogen was de structuur van het bedrijf iets te top-zwaar, met een viertal partners die elk een flink salaris hadden, en een relatief kleine groep medewerkers. Dat ging allemaal goed, totdat de economie terug viel. Toen was het snel gedaan. Ik kreeg een brief waarin de sluiting van het buro werd bevestigd. Mijn schade viel mee, 350 gulden.
Geval 2
Een ware gentleman -hij sprak me consequent aan met “Meneer van Dongen”- benaderde me voor het maken van een viertal illustraties in een wat surrealistische stijl. Hij kwam naar mijn woning, waarvan een kamer als studio was ingericht. Na twee sessies met aanpassingen leek alles in orde, en stuurde ik een factuur. De 400 guldens (einde vorige eeuw) heb ik nooit ontvangen, en het heerschap was ook niet meer te traceren. Ik vernam later dat hij relaties had binnen het criminele circuit.
Geval 3
Het kan ook mijn klant treffen. Voor een project maakt ik een aantal ontwerpen. Hij was mijn tussenpersoon, en betaalde de factuur, correct en op tijd. Ik hoorde later dat hij zelf was bedrogen, mooie woorden hadden hem erin geluisd. Ik bleef zelf gelukkig buiten schot.
Geval 4
Dit is van een andere orde. Als ik illustraties lever voor een bedrijf, geef ik duidelijk aan wat de gebruiksrechten zijn. Ik betrapte een klant die mijn werk publiceerde buiten het afgesproken kader. Ik attendeerde hen daar op, maar men was het er niet mee eens. Terwijl het toch duidelijk schriftelijk was overeengekomen. Geen financiële schade, maar wel een klant kwijt. Maar een slechte klant kwijt, komt altijd op tijd, is het gezegde.
Geval 5
Maar soms zit het ook mee. Ik kreeg van een klant, voor wie ik het ontwerp illustreerde voor een invitatiekaart, te horen dat een ander bedrijf mijn werk gebruikte voor de header van hun website. Ik heb meteen een advocaat uit mijn netwerk ingeschakeld. Het bedrijf werd gesommeerd drie maal het bedrag over te maken dat mijn klant had betaald voor dit project. Ik betaalde de advocaat 250 euro en hield er 1250 euro aan over.
Samengevat: Wanbetalers zullen er altijd zijn. Maar door duidelijke afspraken te maken én alert te zijn, kun je dit soort problemen voorkomen. Zo hou je je energie én de cashflow in orde, en kun je je richten op de klanten die wél waardevol zijn.
Wil je van gedachte wisselen met mij? Klik hier. Ik ben ook te vinden op LinkedIn.